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  • Foto del escritor Fernanda Zaldumbide

¿Cómo documentar la vida de tu organización?



Si quieres aprovechar al máximo la trayectoria de tu organización, sus principales logros y éxitos y dar más razones para que tus clientes te elijan, estas recomendaciones son para ti. Aquí te compartimos formas sencillas de documentar la vida de tu organización para visibilizar tu trabajo y misión.


Define el propósito: Antes de comenzar a documentar, define el propósito de la documentación. ¿Es para uso interno o externo? ¿Qué información quiero capturar y por qué? Tener claridad sobre tus objetivos te ayudará a enfocarte en lo que realmente importa.


Recopila información: Reúne todos los documentos relevantes de la organización, como actas de reuniones, informes anuales, memorandos, fotografías y cualquier otro material que pueda ayudar a contar la historia de la empresa. También puedes realizar entrevistas a miembros antiguos y actuales para obtener testimonios y recuerdos.

Crea un archivo: Organiza toda la información recopilada en un archivo físico o digital. Puedes utilizar carpetas, archivadores o sistemas de gestión de documentos en línea para mantener todo ordenado y accesible.

Haz una cronología de eventos importantes de tu organización: Incluye fechas y descripciones detalladas de cada evento significativo, como la fundación de la organización, hitos importantes, cambios de liderazgo, proyectos destacados, reconocimientos, etc.

Describe programas y proyectos: Documenta los programas y proyectos que la organización ha llevado a cabo a lo largo de los años. Proporciona detalles sobre el propósito, objetivos, logros, desafíos y resultados de cada iniciativa.

Crea perfiles de miembros destacados: Destaca a las personas clave que han contribuido significativamente a la organización. Crea perfiles que incluyan una breve biografía, su papel en la organización y sus logros.

Haz fotos y videos: Toma muchas fotos y haz videos de tu día a día, así como también de eventos, reuniones, celebraciones o cualquier otro momento relevante de tu empresa. Guarda las fotos y videos en orden, etiqueta y describe adecuada cada archivo multimedia para ilustrar la vida de la organización.

Mantén actualizada la documentación: Asegúrate de que la documentación se mantenga actualizada a medida que la organización crece y evoluciona.

Considera la privacidad y confidencialidad: Asegúrate de proteger adecuadamente la información confidencial y personal de acuerdo con las regulaciones de privacidad aplicables.

Establece un sistema de gestión de conocimiento: Además de documentar eventos y logros, es útil tener un sistema que organice el conocimiento interno de la organización. Esto puede incluir manuales de procedimientos, políticas, plantillas, documentos técnicos, entre otros. Un sistema de gestión de conocimiento facilitará el acceso a la información relevante y promoverá la eficiencia operativa.

Involucra a todos los miembros de la organización: No limites la responsabilidad de la documentación a un solo individuo o equipo. Anima a todos los miembros de la organización a contribuir con ideas, anécdotas y perspectivas. Esto fomentará un sentido de pertenencia y colaboración, y enriquecerá la documentación con diversas voces.

Utiliza herramientas digitales: Aprovecha las herramientas tecnológicas disponibles para simplificar y mejorar el proceso de documentación. Hay muchas aplicaciones y software que facilitan la captura de notas, la creación de presentaciones, la edición de videos, la gestión de archivos y más. Explora las opciones y encuentra las herramientas que se ajusten mejor a las necesidades de tu organización.

Incorpora testimonios y experiencias personales: No solo te enfoques en los hechos y cifras, sino también en las experiencias y testimonios de las personas que han sido parte de la organización. Las historias personales pueden agregar un componente humano y emocional a la documentación, lo que permite a los demás conectarse a un nivel más profundo con la organización.




Pero, ¿para qué hacer todo esto?

La información que crees y guardes será un tesoro intangible para tu organización. Podrá servirte para crear:

  • Libros

  • Revistas institucionales

  • Boletines

  • Contenidos de valor en redes sociales

  • Blogs

  • Informes de labores

  • Memorias corporativas

  • Newsletters

  • Videos institucionales

  • Presentaciones de la empresa



¿Te gustaría que te ayudemos en este proceso?

Contáctanos: fernandaz@farola.com.ec




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